Dataforordning: Data om biblioteker og samarbejdspartnere

 

I Reindex opbevarer vi persondata om kontaktpersoner hos biblioteker og samarbejdspartnere i en række systemer. Her kan du se hvilke systemer det drejer sig om, og hvilken politik vi har for opbevaring og beskyttelse.

Kun ansatte i Reindex har adgang til disse persondata, og vi videregiver dem ikke til tredjepart.

 

Mail

Hvis du har sendt eller modtaget en email til eller fra en @reindex.dk-, en @reindexlibrary.com- eller en @reindexknowledge.dk-adresse, så opbevares den som hovedregel i maksimalt tre år. Vi gennemser mails mindst to gange årligt og sletter mails ved de lejligheder.

Hvis mails indeholder særlige persondata såsom cpr-numre på biblioteksbrugere slettes de med det samme fra alle mapper og fra mailklientens papirkurv.

I nogle tilfælde bliver kopier af mails opbevaret i vores CRM-system. I så fald kan de blive gemt, indtil de bliver slettet der. Se nedenfor om politik for sletning i CRM-system.

 

Zendesk Help Center

Når man sender en mail til vores Help Center (support@reindexknowledge.zendesk.com), bliver man automatisk oprettet som bruger i systemet. Man kan logge ind og se egne sager og vore svar. Er man medlem af en gruppe, kan man også se andre medlemmers sager.

Vi gennemgår registrerede brugere mindst to gange årligt og sletter brugere der ikke længere er ansat på det bibliotek de har oprettet sager omkring.

Såkaldte tickets, dvs. supportsager, bliver gemt i Help Center på følgende måde:

  • En sag bliver gemt så længe den er åben. Den får status Løst, når vi opfatter den som afsluttet.
  • En sag kan genåbnes i 28 dage efter den er løst.
  • Efter 28 dage som løst får en sag status lukket. En lukket sag kan man fortsat se. Man kan ikke genåbne den, men i stedet oprette en såkaldt opfølgning.
  • Efter 120 dage som lukket bliver sager arkiveret og kan ikke længere ses.

Hvis en bibliotekar ved en fejltagelse sender potentielt personnære oplysninger såsom fuldt cpr.nr. til en bruger i en henvendelse, sletter vi sagen med det samme. Vi sletter også de notifikationer vi får om sagen i vore mailklienter, og vi opfordrer alle der får notifikation med det personnære indhold til også at slette.

 

CRM

Vi benytter et CRM-system til registrering af kontaktdata til biblioteker og samarbejdspartnere. Her opbevarer vi bl.a. navne, mailadresser og telefonnumre på bibliotekarer og andre kontaktpersoner, vi har været i forbindelse med. I nogle tilfælde er der også en log over kontaktforløb som kan indeholde kopi af sendte og modtagne mails og referater af telefonsamtaler.

Vi sletter enkeltpersoner, når de ikke længere er tilknyttet den arbejdsplads vi har være i kontakt med, og vi sletter biblioteker og samarbejdspartnere, når de ikke længere er kunder, eller når seneste kontakt ligger mere end to år tilbage.

 

Nyhedsbreve

Vi udsender nyhedsbreve via en online webtjeneste. 

Nyhedsbrevene bliver udsendt via kontaktlister over kunder og samarbejdspartnere. Kontaktlisterne indeholder navne og mailadresser. Vi sletter løbende når vi bliver opmærksomme på, at en person ikke længere ønsker nyhedsbrev eller ikke længere er ansat på det bibliotek der skal have nyhedsbreve.

 

Regnskabsprogram

Vi udsender fakturaer via vores regnskabsprogram. Til hver kunde er der knyttet en eller flere kontaktpersoner med oplysning om navn og mailadresse.

Vi sletter kontaktpersoner når de ikke længere er ansat hos det bibliotek, der er vores kunde.

Vedkommendes navn vil dog fortsat fremgå af gamle fakturaer der ligger som elektronisk kopi i systemet og i papirkopi hos vores revisor. Disse kan ikke slettes aht. bogføringslovgivning i Danmark.

 

Elektroniske underskrfter

Vi benytter en webbaseret tjeneste til at underskrive databehandleraftaler elektronisk.

I tjenesten ligger en log over alle underskrevne aftaler og navn og mailadresse på den kontaktperson der har underskrevet på vegne af biblioteket.

 

Lønsystem

Data om ansatte i ReindexKnowledge ApS og reindex.net opbevares i vores lønsystemer. Vi sletter en medarbejders data herfra, når vedkommende ikke længere er ansat.

 

 

 

 

 

 

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning
Drevet af Zendesk